Wenn im Büro niemand ans Telefon geht, übernimmt der Anrufbeantworter oder die Mailbox die Kommunikation mit Anrufenden. Genau deshalb entscheidet eine gut besprochene Urlaubsansage darüber, ob ein Unternehmen auch während der Abwesenheit organisiert wirkt oder nicht. Viele Firmen improvisieren diesen Text kurz vor der Abreise, mit entsprechend holprigem Ergebnis.

Eine Urlaubsansage fürs Büro sollte knapp bleiben und trotzdem alle relevanten Informationen enthalten:

• Name oder Firma, damit Anrufende sofort wissen, dass sie richtig verbunden sind
• Zeitraum der Abwesenheit, idealerweise mit konkretem Rückkehrdatum statt vager Formulierungen
• Alternative Kontaktmöglichkeit, etwa eine E-Mail-Adresse, eine Vertretung oder ein Hinweis auf die Website
• Kurzer, freundlicher Ton, ohne überflüssige Erklärungen, warum das Büro geschlossen ist

Ob die Ansage auf dem klassischen Anrufbeantworter, der Mobilbox oder der Mailbox einer VoIP-Anlage läuft, spielt für den Inhalt keine Rolle. Entscheidend ist, dass die Information vollständig und die Sprache eindeutig ist.

Kurzfassung, neutral:
„Guten Tag, Sie erreichen das Büro der Mustermann GmbH. Wir befinden uns vom 4. bis einschließlich 18. August im Urlaub und sind ab dem 19. August wieder für Sie da. Für dringende Anliegen erreichen Sie uns per E-Mail an info@mustermann.at.“

Mit Vertretung:
„Hier spricht Anna Berger von der Firma Mustermann. Ich bin vom 4. bis 18. August nicht im Büro. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Herrn Huber unter 0512 123456. Vielen Dank für Ihren Anruf.“

Beide Texte lassen sich je nach Branche anpassen, etwa um eine Notfallnummer für Kanzleien oder Praxen ergänzen. Wer die Ansage selbst am Anrufbeantworter oder in der Mobilbox bespricht, sollte sie vorher ein- bis zweimal laut lesen: So fallen zu lange Sätze oder holprige Formulierungen vor der Aufnahme auf, nicht erst danach.

Eine intern schnell eingesprochene Urlaubsansage klingt oft anders als die übrige Telefonansage im Unternehmen, allein durch Raumhall, Mikrofonqualität oder eine ungewohnte Sprechsituation. Für Büros, die ihre Telefonansagen sonst professionell produzieren lassen, entsteht dadurch ein hörbarer Bruch im Gesamtauftritt.

Bei klangfarbe wird die Urlaubsansage als eigenes, kurzes Modul zur bestehenden Stimme produziert. Das bedeutet: keine neue Aufnahmesession, keine Abweichung im Klangbild, sondern ein Text, der zur gewohnten Telefonstimme des Unternehmens passt und jederzeit aktualisiert werden kann.

Wir erstellen Ihre Urlaubsansage für Anrufbeantworter oder Mailbox passend zu Ihrer bestehenden Telefonansage – inklusive Text, Stimme und Produktion aus einer Hand. Kontaktieren Sie uns.

Mehr zu Feiertags- und Überlastungsansagen finden Sie in unserem Artikel Telefonansagen aktuell halten.

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